第一條  為加強中國人保公益慈善基金會（以下簡稱“基金會”）的檔案管理工作，充分發揮檔案在反映基金會主要職能活動和基本歷史面貌的查考和憑證作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中國人保公益慈善基金會章程》等相關法律、法規，制定本辦法。

第二條  基金會各類行政收發文件，應統一由秘書處備案登記，隨時收發，隨時登記。

第三條  年度結束后，所有檔案資料應于次年三月底前全部分類歸檔。

第四條  調閱存檔資料，應嚴格辦理手續。經秘書長批準后方可調閱。非基金會工作人員調閱時，需持有正式文件或證明材料，經秘書長簽字同意后，方可查閱。

第五條  秘書處辦公室應將項目資料匯集、歸類和建檔存管，杜絕將存管項目資料帶出基金會。所有工作人員都負有項目資料的保密義務。

第六條  在項目實施完成后，應及時將項目檔案進行備份，并將項目檔案原件交由秘書處歸類存放，并按要求年限妥善保管。

第七條  歸檔的文件材料必須按年度立卷，在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

第八條  秘書處應保證經辦文件的完整(各種附件一律不準抽存)，并及時交管理人員歸檔。工作變動或因故離職時，應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第九條  堅持收集、管理文件材料制度。指定專人負責管理基金會的文件材料，并保持相對穩定。

第十條  凡本基金會印發的公文的正件與附件、請示、批復、轉發文件（含原件），一律由秘書處統一收集管理。

第十一條  檔案管理人員的職責

（一）嚴格執行保密規定，熟悉基金會的工作業務，收集基金會的各種文件材料。

（二）認真執行歸檔制度，對文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢。

第十二條  重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、會議紀要等。

第十三條  相關部門發來的與本基金會有關的決定、條例、規定、批復等文件材料。

第十四條  基金會對外發文與有關單位來往的文件。

第十五條 基金會的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、簡報。

第十六條  基金會與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

第十七條  基金會的歷史沿革、大事記及反映本基金會重要活動的照片、視頻等。

第十八條  建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，集中統一保管。

第十九條  秘書處應根據業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用。

第二十條  會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和會計報表等會計核算的專用資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

第二十一條  每年的會計檔案，由財務管理處按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊，并負責保管。

第二十二條  對會計檔案做到妥善保管、存放有序，查找方便，同時，要嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴禁毀損，散失和泄密。

第二十三條  會計檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報經財務管理處領導批準，但不得拆封原卷冊，并應限期歸還。查閱會計檔案須經主管財務負責人同意。

第二十四條  會計檔案的保管期限，按照《中國人保公益慈善財務管理制度》中相關規定執行。

第二十五條  會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由財務管理處提出銷毀意見，會同秘書處共同鑒定，嚴格審查，編選會計檔案銷毀清冊，報基金會領導批準后銷毀。但對其中未了結的債權債務的原始憑證，應抽出另行立卷，由財務管理處保管到結清債權債務時為止。

按規定銷毀會計檔案時，應由秘書處和財務管理處共同派員監督。監銷人在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況以書面形式報告基金會領導。

第二十六條  由于會計人員的變動會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第二十七條  本辦法自2015年10月26日起執行。

第二十八條  本辦法由基金會理事會負責解釋和修訂。